Privacybeleid Flexsoftware

Waarom heeft Flexsoftware B.V. uw gegevens nodig

In het algemeen verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens alleen voor de uitvoering van onze taken als uitzendsoftwarebedrijf voor uitzendbureaus, waarbij wij tot doel hebben om uitzendbureaus te helpen bij het maken van de juiste match en zorgen dat op een veilige manier informatie kan worden gekoppeld met derden. Zoals verloning, online urenregistratie systemen en planningstools. Andere doelen zijn:

• Om u aan werk te helpen via onze klanten: uitzendbureaus.
• Om u aan werk te helpen via onze vacaturesite en werknemersportalen.
• Om uw gewerkte uren door te kunnen geven m.b.t. verloning.
• Voor het maken van rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, (interne en externe) controles, audits, accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van onze kwaliteit.
• Om u met uw eigen account toegang te kunnen geven tot en gebruik te kunnen laten maken van onze diensten.
• Om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen.
• Om u persoonlijke berichten en speciale aanbiedingen te kunnen sturen die aansluiten op uw persoonlijke interesses, gebaseerd op de informatie die u met ons heeft gedeeld en de informatie die wij via cookies of vergelijkbare technieken hebben verzameld over uw gebruik van de websites/social media/blogs van Flexsoftware B.V.
• Om onze producten en dienstverlening te verbeteren of (technische) problemen bij het gebruik van de website of de diensten van Flexsoftware B.V. op te lossen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor bovengenoemde doeleinden. Wanneer wij uw gegevens gebruiken voor andere doelen dan brengen we u hiervan op de hoogte en de eventueel vereiste maatregelen die we nemen om ze goed te beschermen.

Wettelijke bandbreedte gegevens verzamelen

Wij verwerken uw persoonsgegevens:

• Omdat dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om maatregelen te nemen zo’n overeenkomst te sluiten, bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst.
• Omdat dit nodig is om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen zoals het betalen van belastingen of het uitvoeren van verzuimwetgeving in het kader van uw werk via ons.
• Omdat u (indien van toepassing) daar toestemming voor heeft gegeven. Gegeven toestemming kan ten alle tijden worden ingetrokken.
• Op basis van onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen voor zover de wet en uw privacy dit toelaten.

Waar en wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?

U kunt uw persoonsgegevens op meerdere manieren met ons delen:

• Door het registratie-, inschrijf- of aanmeldformulier van één van onze diensten in te vullen.
• Een arbeidsovereenkomst met ons aan te gaan.
• Per e-mail, telefoon, WhatsApp of door schriftelijk contact op te nemen met één van onze medewerkers.
• Deel te nemen aan een sociale-media-activiteit (door bijvoorbeeld op ‘Vind ik leuk’ of ‘Delen’ te klikken) of door uzelf via uw social media account aan te melden.
• U te abonneren op onze nieuwsbrief.
• Het vrijwillig deelnemen aan enquêtes of deel te nemen aan een actie of prijsvraag.
• Cookies die op uw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt.

Welke informatie verzamelen we en wat doen we ermee?

Voor ons volledige pakket van diensten kunnen wij de volgende soorten informatie verzamelen:

• Door jou verstrekte informatie
  Wanneer u zich aanmeldt voor een Flexsoftware account of een andere Flexsoftware dienst of actie waarvoor registratie nodig is, vragen wij u om persoonlijke informatie te verstrekken (bijv. uw naam, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit en een wachtwoord). Verder vragen wij informatie op over werkverleden, opleidingen, cv’s die we uitsluitend gebruiken voor het maken van de juiste match. Voor bepaalde diensten vragen wij ook creditcard- of andere bankinformatie, die wij in versleutelde vorm bewaren op veilige servers. Het is mogelijk dat wij de informatie die u voor uw account opgeeft, combineren met informatie van andere diensten van Flexsoftware B.V. of van derden om het gebruiksgemak voor u te vergroten en de kwaliteit van onze diensten te verbeteren. Bij bepaalde diensten kunnen wij u de mogelijkheid bieden om aan te geven dat u niet akkoord gaat met het combineren van dergelijke informatie (‘opt-out’).

• Type bijzondere persoonsgegevens
  We verwerken uitsluitend bijzondere persoonsgegevens als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming voor is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksleven, lidmaatschap vakvereniging of strafrechtelijk verleden. Wij vragen u dan ook uitdrukkelijk om deze gegevens niet met ons te delen in open velden binnen formulieren waarin wij moeilijk kunnen filteren.

• Cookies
  Bij uw bezoek aan onze Flexsoftware website of andere webdiensten sturen wij een of meer ‘cookies’ – bestandjes met een reeks karakters – naar uw computer waarmee uw browser als een unieke gebruiker wordt geïdentificeerd. Wij gebruiken cookies om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren. De meeste browsers zijn standaard zo ingesteld dat ze cookies accepteren. U kunt uw browser echter alle cookies laten weigeren of laten waarschuwen wanneer er een cookie verzonden wordt. Bedenk wel dat het kan gebeuren dat sommige opties en diensten van Flexsoftware B.V. niet goed functioneren als u cookies weigert.

• Functionele cookies
  Op de websites die door Flexsoftware B.V. worden aangeboden worden diverse cookies gebruikt om ervoor te zorgen dat de websites naar behoren functioneren. Wij gebruiken cookies onder andere voor:
  • Het tijdelijk opslaan van informatie bij een bezoek aan onze website. Hierdoor worden gegevens van bijvoorbeeld een ingevuld formulier opgeslagen zodat u dit op een later moment niet nog eens over hoeft te doen.
  • Het opslaan van uw keuze om onze cookies te accepteren. Wij zijn verplicht om bezoekers te informeren over het gebruik van cookies. Wanneer u ons cookie beleid accepteert dan wordt dit opgeslagen zodat u dit bij een volgend bezoek niet opnieuw hoeft te doen.
  • Het uitlezen van uw browserinstellingen om de interface van onze websites aan te passen en optimaal op uw beeldscherm te kunnen tonen. Voor het gebruik van functionele cookies is volgens de wet geen toestemming nodig.

• Analytische cookies
  Om onze websites te kunnen verbeteren maken wij gebruik van analytische cookies van Google Analytics en Google Tag Manager. Daarmee kunnen wij u een betere gebruikers ervaring bieden. Deze analytische cookies bieden ons inzicht in het gebruikersgedrag van onze websites. Zo worden onder andere  gegevens over het aantal paginabezoeken, de gemiddelde tijd op de website, het percentage terugkerende bezoeken en het klikgedrag in statistieken opgeslagen. De gegevens die worden opgeslagen zijn geanonimiseerd en kunnen daarom niet worden teruggeleid naar individuele personen.

• Tracking cookies
  Wij maken gebruik van cookies van partijen als Google en Facebook om op basis van uw surfgedrag relevante advertenties te kunnen tonen op externe websites.

• Onvoorziene cookies
  In het huidige internet tijdperk is het lastig inzichtelijk te krijgen welke cookies door derde partijen op onze websites worden geplaatst. Mocht u cookies tegenkomen die hierboven nog niet staan beschreven, laat het ons weten door te mailen naar info@flexsoftware.nl.

• Log-informatie
  Wanneer u gebruik maakt van diensten van Flexsoftware B.V. slaan onze servers automatisch informatie op die uw browser bij elk bezoek aan een website verstuurt. In dergelijke server logs kan informatie worden opgenomen zoals zoekvraag, IP-adres, browsertype, browsertaal, datum en tijd van uw zoekvraag en een of meer cookies die uw browser kunnen identificeren.

• Correspondentie
  Wanneer u een e-mail of ander bericht naar Flexsoftware B.V. stuurt, kunnen wij die berichten bewaren om uw vragen te verwerken en te beantwoorden en om onze diensten te verbeteren.

• Gelieerde sites
  Sommige van onze diensten bieden wij in samenwerking met andere websites aan. Persoonlijke informatie die u aan die sites verstrekt, kan aan Flexsoftware B.V. worden doorgestuurd om de betreffende dienst te kunnen leveren. Wij verwerken dergelijke informatie overeenkomstig dit privacy beleid. Het kan zijn dat de gelieerde sites een ander privacy beleid voeren. Wij raden u aan om deze door te lezen.
• Links
  Flexsoftware B.V. kan links zodanig presenteren dat wij kunnen bijhouden of deze links zijn aangeklikt. Wij gebruiken deze informatie om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren.

Andere sites

Dit privacy beleid is van toepassing op websites en diensten die eigendom zijn van en geëxploiteerd worden door Flexsoftware B.V.. Wij oefenen geen controle uit op de sites die bij onze diverse diensten worden weergegeven als zoekresultaten of links. Deze andere sites kunnen hun eigen cookies of andere bestanden op uw computer plaatsen, gegevens verzamelen of persoonlijke informatie van u vragen. Flexsoftware B.V. verwerkt persoonlijke informatie uitsluitend voor de doeleinden die staan beschreven in het toepasselijke privacy beleid en/of de privacy mededeling met betrekking tot specifieke diensten. Naast de reeds genoemde, vallen onder deze doelstellingen ook:

• het aanbieden van onze producten en diensten aan gebruikers, met inbegrip van het tonen van informatie op maat;
• controle, onderzoek en analyse om onze diensten te onderhouden, te beschermen en te verbeteren;
• zorgen dat ons netwerk technisch goed functioneert;
• het ontwikkelen van nieuwe diensten.
• Flexsoftware B.V. verwerkt persoonlijke informatie op onze servers. Wij kunnen persoonlijke informatie verwerken om onze eigen diensten te verlenen.

Keuzemogelijkheden met betrekking tot persoonlijke informatie

Wanneer u zich aanmeldt voor een bepaalde dienst waarvoor registratie nodig is, vragen wij u om persoonlijke informatie te verstrekken. Indien wij deze informatie op een andere wijze gebruiken dan voor het doel waarvoor deze werd verzameld, zullen wij u vooraf om toestemming vragen. Indien wij u vragen persoonlijke informatie te mogen gebruiken voor andere doeleinden dan in dit privacy beleid en/of in de specifieke privacy mededelingen staan beschreven, zullen wij u een doeltreffende manier bieden om het gebruik van persoonlijke informatie voor die andere doeleinden te weigeren (‘opt-out’). Wij zullen geen gevoelige informatie verzamelen of gebruiken voor andere doeleinden dan in dit privacy beleid en/of in de specifieke privacy mededelingen staan beschreven, tenzij u vooraf toestemming heeft gegeven. U kunt weigeren om persoonlijke informatie op te geven voor een bepaalde Flexsoftware B.V. dienst, maar dan zal het wellicht niet mogelijk zijn om die dienst aan u te leveren.

Het delen van informatie

Uitsluitend in de volgende limitatieve omstandigheden deelt Flexsoftware B.V. persoonlijke informatie met andere bedrijven of personen buiten Flexsoftware B.V.:

• Indien wij uw toestemming hebben. Voor het delen van gevoelige persoonlijke informatie vragen wij altijd uw uitdrukkelijke toestemming.
• Indien wij dergelijke informatie aan onze dochtermaatschappijen, gelieerde ondernemingen of andere vertrouwde bedrijven of personen verstrekken om namens ons persoonlijke informatie te verwerken. Wij eisen van deze partijen dat zij dergelijke informatie verwerken volgens onze aanwijzingen en in overeenstemming met dit privacy beleid en eventuele andere toepasselijke vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen.
• Indien wij er te goeder trouw van overtuigd zijn dat de toegang tot of het gebruik, de bewaring of de openbaarmaking van dergelijke informatie redelijkerwijs noodzakelijk is om (a) te voldoen aan eventuele toepasselijke wet- of regelgeving, een juridische procedure of een verzoek van een overheidsinstantie, (b) toe te zien op de naleving van de geldende gebruiksvoorwaarden, met inbegrip van onderzoek naar mogelijke overtredingen daarvan, (c) fraude, beveiligings- of technische problemen op te sporen, te voorkomen of anderszins aan te pakken, of (d) voor zover wettelijk vereist of toegestaan, de rechten, eigendom of veiligheid van Flexsoftware B.V., haar gebruikers of het publiek te beschermen tegen dreigende schade.
• Indien Flexsoftware B.V. betrokken raakt bij een fusie, overname of enige vorm van verkoop van haar hele vermogen of een deel daarvan, zullen wij dit bekendmaken voordat er persoonlijke informatie wordt overgedragen en deze gegevens onder een ander privacy beleid komen te vallen.
• Wij kunnen bepaalde stukjes geaggregeerde, niet-persoonlijke informatie met derden delen. Zulke informatie is niet herleidbaar tot uw persoon. Mocht u nog vragen hebben over het beheer of gebruik van persoonlijke gegevens, dan kunt u via het onderstaande adres contact met ons opnemen.

Informatiebeveiliging

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen tegen ongeoorloofde toegang tot of ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking of vernietiging van gegevens. Deze maatregelen omvatten interne evaluaties van onze methoden voor gegevensverzameling, -opslag en -verwerking en onze beveiligingsmaatregelen, ook fysieke beveiligingsmaatregelen ter voorkoming van ongeoorloofde toegang tot systemen waarop wij persoonlijke gegevens opslaan. De toegang tot persoonlijke informatie is voorbehouden aan werknemers, opdrachtnemers en agenten van Flexsoftware B.V. die van dergelijke informatie op de hoogte moeten zijn om onze diensten te kunnen verlenen, uitbouwen of verbeteren. Deze personen hebben een geheimhoudingsplicht en kunnen bij schending daarvan te maken krijgen met disciplinaire maatregelen, met inbegrip van contractbeëindiging en strafrechtelijke vervolging.

Integriteit van gegevens

Flexsoftware B.V. verwerkt persoonlijke informatie uitsluitend voor die doeleinden waarvoor deze werd verzameld en in overeenstemming met dit privacy beleid of eventuele privacy mededeling voor een specifieke dienst. Wij evalueren onze methoden voor gegevensverzameling, opslag en verwerking om te waarborgen dat wij uitsluitend die persoonlijke informatie verzamelen, opslaan en verwerken die nodig is om onze diensten te leveren of te verbeteren. Wij ondernemen alle redelijke stappen om te zorgen dat de door ons verwerkte persoonlijke informatie juist, volledig en actueel is, maar wij zijn afhankelijk van onze gebruikers om hun persoonlijke informatie bij te werken of te corrigeren indien dat nodig is.

Toegang, bijwerken en verwijderen van persoonlijke informatie

Wanneer u gebruik maakt van Flexsoftware B.V. en/of gerelateerde diensten, spannen wij ons te goeder trouw in om u toegang tot uw persoonlijke informatie te verschaffen en deze gegevens ofwel te corrigeren indien ze onjuist zijn, ofwel op uw verzoek te verwijderen indien het wettelijk of voor legitieme bedrijfsdoeleinden niet langer vereist is om deze te bewaren. Alvorens dergelijke verzoeken te verwerken, vragen wij de gebruiker om zichzelf en de te raadplegen, te corrigeren of te verwijderen informatie te identificeren, en wij kunnen weigeren om verzoeken te verwerken die onredelijk vaak of systematisch worden herhaald, onevenredig veel technische inspanning vereisen, de privacy van anderen in gevaar brengen, of uitzonderlijk lastig uitvoerbaar zouden zijn (bijvoorbeeld verzoeken met betrekking tot informatie die zich op backup-tapes bevindt), of waartoe toegang verder niet noodzakelijk is. Wanneer wij de mogelijkheid bieden om informatie in te zien en te corrigeren, leveren wij deze dienst altijd kosteloos, tenzij dat onevenredig veel inspanning zou vereisen. Voor sommige van onze diensten gelden andere procedures voor het inzien, corrigeren of verwijderen van persoonlijke informatie van gebruikers. De details van deze procedures zijn te vinden in de specifieke privacy mededelingen of FAQ’s ten aanzien van deze diensten.

Handhaving

Flexsoftware B.V. onderzoekt geregeld of dit privacy beleid wordt nageleefd. Vragen of opmerkingen met betrekking tot dit privacy beleid of de wijze waarop Flexsoftware B.V. met persoonlijke informatie omgaat, kun u altijd kenbaar maken door contact met ons op te nemen via info@flexsoftware.nl of te schrijven naar Flexsoftware B.V., Euvelgunnerweg 25A te Groningen. Wanneer wij op dit adres formele, schriftelijke klachten ontvangen, is het beleid van Flexsoftware B.V. om met de betreffende gebruiker contact op te nemen.

Datalek

Vanaf 1 januari 2016 is er een gewijzigde wettelijke regeling voor wat betreft de melding van datalekken. Indien u het vermoeden heeft dat er sprake is van een datalek vragen wij u dit direct bij ons te melden. Flexsoftware B.V. heeft in het geval van een eventuele datalek een protocol (stappenplan) die wij dan zullen volgen.

Wijzigingen in dit beleid

Wij wijzen erop dat dit privacy beleid van tijd tot tijd kan worden gewijzigd. Daarbij zullen wij uw rechten op grond van dit privacy beleid niet zonder uw expliciete toestemming inperken, en wij verwachten dat de meeste van dergelijke wijzigingen van ondergeschikt belang zullen zijn. Desondanks zullen wij alle wijzigingen op deze pagina plaatsen. Als het om significante wijzigingen gaat, zullen wij deze op een meer opvallende manier bekendmaken (inclusief, voor bepaalde diensten, een kennisgeving van beleidswijzigingen per e-mail).